Změnit jednací řád zastupitelstva tak, aby si pořizovaný zvukový záznam z jednání měla možnost přehrát na webových stránkách města i veřejnost, se zatím nepodařilo.
Platný Jednací řád zastupitelstva města Vimperk upravuje pořizování záznamů z jednání takto: Písemný zápis bez osobních údajů a dalších zákonem chráněných údajů je zveřejňován na webových stránkách města do patnácti dnů od jednání zastupitelstva.
Nicméně diskuse mezi zastupiteli vyústila k usnesení, kterým tajemník úřadu Zdeněk Ženíšek dostal za úkol připravit do dubnového zasedání změnu příslušného bodu jednacího řádu v souladu s platnou legislativou. Pokud s tím budou zastupitelé souhlasit, veřejnost by si tak mohla poslechnout zvukový záznam z jednání zastupitelů už v dubnu.
Přestože až na výjimky zastupitelé v pondělí s možností zveřejňování zvukových záznamů ze svých jednání technicky vzato problém neměli, lidově řečeno se na téměř tři čtvrtě hodiny zasekli na tom, kdo bude záznam upravovat, kdo ponese odpovědnost za stoprocentní věrohodnost záznamu i za případná rizika spojená se zveřejněním záznamu.
Podle Pavla Dvořáka to ale byly zbytečné průtahy a šlo jen o technické provedení. „Vycházím z článku jednacího řádu před tím, který chceme upravit. Podle něj se totiž písemný zápis z jednání zveřejňovaný na stránkách města musí rovněž upravit tak, že některé údaje jsou anonymizovány. Dělal jsem si analýzu a případy, kterých by se to týkalo a které tu projednáváme, jako jsou třeba dluhy a podobně, jsou spíše jednotlivosti," podotkl Pavel Dvořák.
Pokud se týká pořizování zvukového záznamu z jednání, je vždy veřejnost i zastupitelstvo předsedajícím na začátku jednání upozorněna, že je z jednání pořizován zvukový záznam a každý z vystupujících musí svůj příspěvek přednést na mikrofon. V odstavci 17, článku 7, který tuto záležitost řeší, se uvádí: Ze zasedání zastupitelstva je pořizován zvukový záznam, který je uložen na městském úřadě po dobu nejméně pěti let. Zvukový záznam slouží výhradně pro potřeby stávajících zastupitelů, tajemníka úřadu a vedoucích úřadů. Vzhledem ke kvalitě záznamu je nutné hovořit zřetelně na mikrofon a před vyjádřením se představit.
Podle návrhu Pavla Dvořáka by se výše zmíněný bod doplnil tak, že: Zvukový záznam bez osobních údajů a dalších zákonem chráněných údajů je zveřejňován na webových stránkách města nejdéle do patnácti dnů od jednání zastupitelstva, a to po dobu nejméně šesti měsíců.
Zastupitel Jiří Cais s ním souhlasil v tom, že z technického hlediska to není vůbec žádný problém. „Musí být ale někdo odpovědný za to, že zveřejňovaný zvukový záznam bude stoprocentně věrohodný," reagoval. Podobně, jako je tomu v případě písemného zápisu z jednání zveřejňovaného na stránkách města, by agenda související s příslušnou úpravou zvukového záznamu nejspíše spadala do kompetence tajemníka úřadu Zdeňka Ženíška. „Mám na starosti úpravu zápisů rady a zastupitelstva směrem ven, aby tam nebylo nic, co tam být nesmí, takže toto by asi spadalo pod mou kompetenci. Jinak řečeno bych musel sedět někde několik hodin, celý záznam znovu poslouchat a konkrétní věci ze záznamu nechat odstranit. Ale i já se mohu zmýlit, že něco přeslechnu," reagoval tajemník s tím, že by se přikláněl k zachování současné praxe, tedy k pořizování neveřejného zvukového záznamu.
„Myslím si, že nikdo z nás zastupitelů se nemá zač stydět, že uslyší lidé naše hlasy. Je to obvyklé řešení i jinde a myslím si, že veřejnost i my bychom věc, která není politická ani konfrontační, mohli přijmout," věřil stále v přijetí navrhované úpravy jednacího řádu zastupitel Pavel Dvořák.
Své při váhání zda schválit nebo odložit projednávání tohoto bodu sehrály jednak obavy z možného zneužití záznamu, i povinnost obce vymazat ze zápisu citlivé osobní údaje třetích osob. Jak totiž uvedl tajemník úřadu Zdeněk Ženíšek, v minulosti již město dostalo od Úřadu pro ochranu osobních údajů desetitisícovou pokutu za zveřejnění některých údajů konkrétní osoby ve Vimperských novinách. „Kdo mně zná, ví, že nestojím v předklonu před žádným úřadem, zvláště ne před úřadem pro ochranu osobních údajů. Nicméně připomínám, že jsme již pokutu dostali a pak se řeší, kdo za to může," upozornil tajemník.
Ochrana osobních údajů by se v případě zveřejnění zvukového záznamu týkala stejně, jako v případě písemné formy zápisu, osobních údajů třetích osob, tedy například jmen, adres a dalších identifikačních či identifikovatelných údajů například při projednávání žádostí v bloku majetkoprávních záležitostí či v sociální oblasti a podobně. Jedná se tedy o osoby, které osobně nevystupují přímo na jednání zastupitelstva. Stejnou ochranu přitom nepožívají z hlediska zákona ani sami zastupitelé.
Podle stanoviska, které vydal v červnu loňského roku Úřad pro ochranu osobních údajů pro posouzení legálnosti a legitimnosti každého zpracování je základním kritériem účel zpracování osobních údajů. Z dosavadních poznatků z dozorové činnosti Úřadu lze konstatovat, že se jako účel zpracování v těchto případech objevují v zásadě dva důvody, a to pořízení záznamu jako podkladu pro pozdější vyhotovení zápisu ze zasedání zastupitelstva a pořízení záznamu za účelem informování veřejnosti o činnosti obce a zastupitelstva typicky prostřednictvím jeho zveřejnění na internetových stránkách obce. Oba tyto účely jsou dle Úřadu legální a legitimní a není důvod je jakkoliv omezovat. Přesto jakýkoli pořizovaný záznam, jeho uchování či zveřejnění je zpracováním osobních údajů a podle toho je potřeba i postupovat v případě jejich ochrany.
Možnost zásahu do soukromí, a tedy otázku anonymizace, je třeba řešit shodně jako v případě písemných zápisů, tedy pouze u třetích osob, jejichž záležitosti jsou na zastupitelstvu projednávány. Není třeba anonymizovat ani členy zastupitelstva obce či jiné úřední osoby, ani osoby z řad veřejnosti, které aktivně na zastupitelstvu vystupují.
Diskuse vyvolávala více otázek než odpovědí, zejména pokud se týkaly právního náhledu na zveřejňování zvukového záznamu. Proto nakonec zastupitelé schválili návrh starosty Bohumila Petráška a pověřili tajemníka do dubnového jednání přípravou příslušné změny jednacího řádu podle platné legislativy.
